Information générale
DIRECTIVE SUR LA PARTICIPATION PUBLIQUE
Texte adopté le 5 février 2015 à l’occasion de la 325e réunion régulière du COMEX.
Le concept de participation publique s’appuie sur trois éléments : l’information, la consultation et l’audience.
L’INFORMATION
L’information diffusée doit être complète et accessible. Voilà l’assise de tout processus de participation publique. Pour le Comité d’examen des répercussions sur l’environnement et le milieu social (COMEX), cela consiste non seulement à rendre accessibles à la population des informations relatives à son mandat, à ses procédures et à ses méthodes de travail, mais aussi des informations relatives aux projets en cours d’évaluation ou ayant été examinés.
Le COMEX publie sur son site Internet des fiches pour chacun des projets en cours d’analyse. Sur chacune des fiches, on retrouve le nom du promoteur, la localisation géographique du projet, ainsi qu’un résumé de ce dernier. Tous les documents pertinents, reçus ou envoyés par l’Administrateur du gouvernement du Québec ou de la Nation crie, servant à l’analyse environnementale et sociale du projet sont publiés et classés en ordre chronologique. Les demandes d’autorisation, la correspondance officielle, les études d’impact, les informations additionnelles requises par le COMEX et déposées par les promoteurs, ainsi que les autorisations émises sont également publiées. Le COMEX rend aussi publics sur son site Internet les documents qu’il produit, comme les comptes rendus de ses réunions, les rapports et les recommandations s’adressant à l’Administrateur concerné. Dans la mesure du possible et afin de faciliter la recherche, les documents sont disponibles en format PDF ou via un hyperlien.
Par ailleurs, le COMEX s’attend à ce que les promoteurs prennent des mesures pour informer et consulter le public afin de recueillir l’opinion des communautés, groupes ou personnes intéressés, et ce, le plus tôt possible dans le processus. C’est la directive de l’étude d’impact transmise par l’Administrateur concerné, fondée sur les recommandations du Comité d’évaluation (COMEV), qui dicte les balises de ces consultations. Les promoteurs doivent de plus rendre compte à l’Administrateur des activités de consultation ainsi menées.
Le COMEX invite les promoteurs à porter une attention particulière à la compréhensibilité des informations destinées aux populations locales.
Finalement, les documents produits dans le cadre de l’évaluation environnementale sont rédigés en langue française. Toutefois, les promoteurs sont invités à traduire certains documents et, du moins, à produire des résumés en langue crie et/ou en langue anglaise.
LA CONSULTATION
À cette étape, le COMEX recherche des avis ou des opinions sur les projets qui font l’objet d’une évaluation. Il accueille aussi des commentaires sur sa procédure et ses méthodes de travail. Dès qu’un projet est annoncé « en analyse » sur le site Internet du COMEX et tout au long de son examen, toute personne intéressée peut faire parvenir ses commentaires ou son avis en utilisant le site Internet du COMEX. Des commentaires écrits peuvent également être acheminés au Secrétariat du COMEX.
Aussi, selon la Convention de la Baie James et du Nord québécois (CBJNQ), « la ou les communautés cries intéressées peuvent, par l’entremise de leur Administration locale ou régionale respective, faire des représentations au comité d’examen ». Si dans ce cas une rencontre est requise, elle est publique. La section II de la Loi de la qualité de l’environnement stipule, de plus, que « le ministre peut, selon les circonstances, autoriser d’autres modes de consultation publique ».
Finalement, la participation des personnes, groupes et communautés concernés dans l’examen d’un projet pouvant avoir des impacts significatifs sur l’environnement et le milieu social est importante. Elle permet au COMEX de bien évaluer les préoccupations des populations du territoire et de tenir compte du savoir traditionnel des communautés autochtones dans l’examen d’un projet.
L’AUDIENCE
L’audience est un processus qui consiste à tenir à un moment précis une séance d’information et de consultation dans une communauté pour recevoir des avis et commentaires sur un projet ou au sujet d’une ou des modifications apportées à celui-ci. Il s’agit d’une étape qui fait appel à des échanges entre le public, le promoteur et les membres du COMEX. Toutes les audiences du COMEX sont publiques.
Détermination du besoin d’une audience
Le COMEX détermine la nécessité de la tenue d’une audience publique en prenant en considération les impacts et les enjeux environnementaux et sociaux du projet, les initiatives conduites par les promoteurs, ainsi que les avis et commentaires qui lui ont été transmis pendant la période de consultation. L’audience publique est annoncée au plus tard trente jours après que le COMEX ait jugé que l’information déposée est complète et permet de bien éclairer le public sur l’ensemble des aspects d’un projet.
Choix du lieu et des dates
Le COMEX détermine le ou les lieux où les audiences se tiendront ainsi que les dates qui accommodent le mieux les parties prenantes. Elles sont organisées en collaboration avec les autorités locale et régionale. Un délai de trente jours est requis entre l’audience et son annonce officielle.
Les audiences doivent être tenues dans un ou des endroits accessibles à la population concernée. À moins de dispositions contraires, les participants doivent assumer eux-mêmes les frais afférents à leur participation.
Annonce publique des audiences
L’annonce d’une audience à venir se fait par voie de communiqué de presse. Ce communiqué est diffusé dans les médias locaux et nationaux. Il est aussi publié sur le site Internet et dans les médias sociaux du COMEX.
L’annonce précise la date, le ou les lieux et les heures de tenue des séances. Elle précise les modalités de participation aux audiences publiques. On y retrouve l’hyperlien menant aux informations relatives au projet qui sont publiées sur le site Internet du COMEX.
L’annonce est rédigée en français et, si nécessaire, dans une ou des langues communément utilisées par les communautés locales.
Mémoires
Tout groupe ou individu peut faire parvenir au secrétariat du COMEX un mémoire préalablement à la tenue des séances d’audiences publiques qu’il pourra, s’il le désire, résumer verbalement lors des audiences. Toutefois, il n’est pas nécessaire de présenter un mémoire pour participer aux audiences publiques.
Participation aux audiences
Les séances d’audiences publiques sont ouvertes aux personnes ou groupes qui désirent exprimer leur avis, faire des suggestions sur le projet à l’étude ou déposer un mémoire. Les observateurs sont bienvenus en tout temps. Toutes les personnes ou groupes qui désirent participer à l’audience publique se présentent à la séance. Une personne qui désire intervenir verbalement pour faire connaître son opinion ou celle de personnes qu’elle représente doit s’inscrire auprès du secrétaire de l’audience au début de la séance de consultation ou à tout moment au cours de l’audience. Une intervention peut être faite oralement ou être déposée par écrit. Tout mémoire déposé ou toute intervention devant le COMEX est de nature publique. Une personne peut faire connaître son avis écrit au COMEX même s’il ne se présente pas à l’audience en le faisant parvenir par écrit ou par courriel au plus tard trente jours après la fin de l’audience publique.
Afin de favoriser la participation du plus grand nombre de personnes, les participants sont invités à être concis dans leur exposé. Un participant peut toutefois s’inscrire à nouveau pour effectuer une ou des interventions additionnelles.
Déroulement d’une audience
Les séances se déroulent dans la langue de choix du participant. Au besoin, un service de traduction simultanée est offert.
Les séances sont dirigées par le président du COMEX qui voit au bon déroulement et au maintien de l’ordre. En guise d’introduction, le président présente :
• le cadre légal, le mandat général du COMEX et les membres;
• le projet et les étapes d’analyse déjà franchies;
• le déroulement du processus d’information et de consultation;
• la nécessité de s’inscrire pour pouvoir intervenir oralement;
• le cas échéant, les éléments spécifiques ou spéciaux du dossier.
Les audiences publiques sont divisées en deux étapes.
Dans un premier temps, le promoteur expose les grandes lignes de son projet et les impacts appréhendés, positifs et/ou négatifs, sur l’environnement et le milieu social. Selon la qualité de l’information fournie préalablement par ce dernier, cette étape peut être combinée ou non avec la phase de consultation. La durée de cette étape est fonction du niveau de compréhension du projet par les participants. Ainsi, une fois la présentation du promoteur terminée, les membres du COMEX et les participants peuvent poser des questions. Les questions doivent être adressées au président du COMEX qui voit à les diriger vers la personne la plus apte à donner une réponse.
À la fin de cette première étape, le président suspend les travaux pour une brève période avant d’entreprendre la phase de consultation. Les participants qui désirent faire part au COMEX de leur avis, commentaires ou suggestions sont alors invités à s’inscrire auprès du secrétaire du COMEX, s’ils ne l’ont pas fait préalablement.
À l’ouverture de la deuxième étape de l’audience, le président invite les participants à transmettre au COMEX leurs commentaires généralement dans l’ordre suivant :
• les représentants des gouvernements cris ou municipaux;
• les groupes, organisations et institutions publiques;
• les individus.
Les interventions sont adressées au président qui se charge d’obtenir du promoteur les réponses ou précisions attendues.
Un enregistrement de l’audience est effectué. Il est déposé sur le site Internet du COMEX dans un délai raisonnable.
Rapport d’analyse
Le COMEX rend compte de la consultation et explique la façon dont il a tenu compte des interventions faites en audiences publiques dans son rapport d’analyse des répercussions sur l’environnement et le milieu social qu’il adopte et dépose ensuite à l’Administrateur concerné. Ce rapport est rendu public sur le site Internet du COMEX une fois la décision de l’Administrateur rendue, mais au plus tard dans les quarante-cinq jours suivant son adoption par le COMEX. À l’intérieur de ce délai, l’Administrateur concerné peut toutefois demander une prolongation de trente jours.